Справочник Типовых операций
Типовые операции- это часто используемые операции. Соответственно, типовые операции призваны упростить работу бухгалтеров(в программе они находятся в Справочники->Типовые операции).Упрощением является то, что бухгалтер может сказать любому из сотрудников, как обрабатывать документы, заполняя поле операции приход\расход, не вдаваясь в суть плана счетов.
Типовая операция позволяет описать несколько проводок. Если заполнять проводку в документе вручную, нужно будет правильно заполнить как минимум 11 полей (следовательно, типовая операция-это готовый, заполненный шаблон проводок).Таким образом, рекомендуется использовать типовые операции, так как это исключит ошибки, а самое главное, даст возможность в любой момент изменить проводки во всех документах, ссылающихся на определенные типовые операции.
добавление операции
Перед началом работы с типовыми операциями необходимо дать доступ к
следующим ресурсам:
-Форма ввода операции
-Форма ввода операций приход
-Форма ввода операций расход
-Форма ввода операций приход\расход
Чтобы добавить новую типовую операцию, необходимо открыть
Справочники->Типовые
операции, нажать правую кнопку в проводнике и выбрать команду
"создать типовую операцию". Далее, заполните в окне типовой операции
следующие поля:
поле "Название" - введите необходимое название новой типовой
операции (если операция для банковских выписок, то она должна содержать в
названии слово "банк", чтобы вы не путались в операциях);
в зависимости от типа операции отметьте галочку В "Операция приход"
или В "Операция расход";
поле "Текст" - введите произвольный текст, который
будет попадать в текст проводок;
поле "По дату" - заполните в том случае, если проводка
недействительна, то есть, устарела, и с этой даты действует другая проводка;
поле "Выбор типа документа" - из списка выбирается документ, в
котором может быть использована данная типовая операция;
поле "Колонка отчета" - заполняется, если сумма из документа
должна попадать в отчет(будет сформирован отчет "Книга приходов и расходов");
если создаем типовую операцию прихода, то выбираем "Книга доходов и расходов
2008 Доходы", если создаем типовую операцию расхода, выбираем "Книга
доходов и расходов 2008 Расходы";
Добавление проводок
Чтобы добавить проводку к типовой операции, необходимо встать в проводнике на
созданную типовую операцию, нажать правую кнопку мыши и выбрать команду
"Добавить проводку". Далее, заполните следующие поля в окне новой
проводки:
поле "Счет дебет" - введите счет, на который поступили денежные
средства;
поле "Счет кредит" - введите счет, с которого поступили
денежные средства;
поле "Формула" - выберите формулу, для расчета суммы
(обычно ставится A10);
При необходимости, если операция является внутренней, выставляется флажок
"Внутреннее перемещение".
Для того, чтобы поменять местами счет дебет со счетом кредитом, отметьте флажок
"Поменять местами дебитора и кредитора".
Галочка "Общая для сторон дебета и кредита" -
отмечаем данную галочку, если проводка принадлежит обоим адресам (дебета и
кредита). Если мы отметили данную галочку, идем в документ, где была проставлена данная
типовая операция, нажимаем Правка->Операции
и проводки, пересчитываем проводки по документу, чтобы изменения
вступили в силу.
Рассмотрим на примере документа "Акт перемещения":
поле "Наша фирма" и "Наш адрес"
- это фирма, которой принадлежит проводка, то есть это данные из полей "Фирма
кредит" и "Адрес кредит" (эти поля будут заполнены даже если вы не отметите
галочку "Общая для сторон дебета и кредита");
поле "Наша фирма 2" и "Наш адрес 2" - это
вторая наша фирма, то есть, это данные из полей "Фирма дебет" и "Адрес дебет", и
если эти поля заполнены, то проводка принадлежит обоим этим сторонам (и значит,
что галочка "Общая для сторон....." отмечена);
но проводка может также принадлежать нашей фирме и другой (чужой) фирме;
В обычных условиях, остальные параметры заполнять не нужно.
Внимание! Если типовые операции устаревают, либо кардинально отличаются по назначению в новом учетном периоде, в котором кардинально изменяется учетная политика, нельзя вносить изменения в старую типовую операцию, так как при пересчете предыдущих периодов все старые данные будут заменены на новые! Для таких ситуаций в "типовых операциях" необходимо заполнить поле даты(разрешено использовать в документах по дату......),которое говорит об окончании работы с этой типовой операцией; данное действие можно сравнить с созданием архива. После чего делается новая типовая операция с новой логикой работы, вместо той операции которая была.
Пример №1
На начальной стадии работы организации, если у нее имеется 1 касса, у организации обычно бывает один счет(аналитический) №50.01.
В ходе развития организации, у нее добавляется новый аналитический счет - касса 50.01.002.
В этой ситуации возникает вопрос: раньше аналитических счетов(субсчетов) на счете 50.01 не было, соответственно, касса велась целиком по одному счету, с введением еще одного счета требуется раздельный учет касс.
Так как то, что попадает в счет 50.01.002 будет попадать на вышестоящий счет 50.01,то невозможно будет посмотреть отдельно сумму по кассе на этом счете. Таким образом, чтобы вести раздельный учет каждой из касс, нужно добавить еще один аналитический счет №50.01.001 и переместить на него все средства со счета 50.01.
При использовании типовой операции, это делается очень просто! Не открывая ни одного документа, в типовой операции заменяем счет №50.01 на счет №50.01.001 и заставляем программу пересчитать проводки за нужный период с помощью команды, которая находится в
Сервис->Операции и проводки по всем документам.
После выполнения этой команды программа пересоздаст проводки, правильно их
заполнив, с учетом наших изменений.
Пример №2
У нас есть документ - акт перемещения.
Допустим, это перемещение из одного отдела фирмы в другой отдел. Отделы
находятся в разных точках и процесс перемещения занимает определенное
время. По этой причине, в акте перемещения создаются две проводки: одна проводка
отображает перемещение со счета кредита (например, 41.04) на промежуточный счет (например, 41.05- Пермещение товара по отделам), а вторая проводка отображает процесс перемещения
с промежуточного счета на счет дебет (например, 41.01). А так же, заполнены оба поля "Операция
расход" и "Операция приход".
Чтобы облегчить работу бухгалтера и сократить кол-во проводок в данном случае,
нам необходимо:
создать новую типовую операцию, добавить проводку, ввести счет дебет и кредит и
отметить галочку "Общая для сторон дебета и кредита". Далее, вернуться к нашему
документу (акту перемещения) очистить поле "Операция приход", а в поле "Операция
расход" выбрать новую типовую операцию, которую мы создали. Затем пересчитать
проводку (Правка->Операции и проводки), чтобы
изменения вступили в силу.
После этого, в документе должна остаться всего одна проводка, отображающая
перемещение со счета кредита на счет дебет. А также, в проводке будут заполнены
поля поле "Наша фирма" и "Наш адрес"
, "Наша фирма 2" и "Наш адрес 2" -
это две стороны перемещения, два отдела вашей фирмы.